À partir de septembre 2026, tous les freelances assujettis à la TVA devront pouvoir recevoir des factures électroniques. Et un an plus tard, ils devront aussi les émettre. Cette nouvelle obligation s’inscrit dans une réforme de la facturation en France, qui impose aux entreprises de transmettre leurs documents via une plateforme agréée par l’administration fiscale comme un logiciel de facturation gratuit. Si tu travailles en indépendant, c’est le bon moment pour comprendre ce que ça change, comment t’y préparer, et quelles solutions choisir pour rester dans les clous.
Sommaire
Comprendre la réforme de la facturation électronique
La réforme de la facturation électronique en France, c’est pas juste un changement de format : c’est une obligation légale qui va concerner toutes les entreprises, y compris les freelances. Elle vise à remplacer progressivement les factures papier et PDF simples par des factures structurées, transmises via un système numérique centralisé.
De quoi on parle, exactement ?
Une facture électronique, ce n’est pas juste un PDF envoyé par mail. C’est un document structuré, émis, transmis et reçu dans un format électronique standardisé. Elle passe par une plateforme de dématérialisation partenaire (ou PDP), qui se charge de la transmission à l’administration fiscale et au client. Ce format permet d’automatiser les traitements, de garantir la conformité, et de centraliser toutes les données utiles (TVA, numéro de facture, statut, etc.).
En gros : si tu génères tes factures sur Word ou Excel aujourd’hui, il va falloir faire évoluer ton fonctionnement.
Pourquoi cette réforme ?
L’objectif est simple : moderniser les échanges entre entreprises et lutter contre la fraude à la TVA. La facturation électronique entre entreprises permettra aussi à l’État de suivre en temps réel les transactions, de simplifier la déclaration de TVA, et de réduire les erreurs.
Pour les freelances, ça représente un vrai changement : plus de souplesse, oui, mais aussi plus de responsabilités pour être en conformité avec les nouvelles règles fiscales.
Qui est concerné ?
Toutes les entreprises assujetties à la TVA, même les micro-entrepreneurs, sont concernées. Peu importe la taille ou le chiffre d’affaires. Dès lors que tu factures d’autres entreprises en France (B2B), tu entres dans le champ de la réforme.
Ceux qui ne sont pas assujettis à la TVA ne seront pas obligés d’émettre des factures électroniques, mais devront tout de même pouvoir en recevoir. La généralisation se fera par étapes, avec des échéances précises qu’on verra un peu plus loin.
Qu’est-ce qui va changer dans le quotidien des freelances ?
Pas de panique : on ne te demande pas de devenir expert en XML. Mais tu devras :
- Choisir un outil ou une plateforme compatible avec les exigences de l’administration.
- Envoyer et recevoir tes factures via un canal validé (comme une plateforme partenaire).
- Respecter un format structuré (comme Factur-X ou UBL).
- T’assurer que les informations fiscales (TVA, numéro SIRET, mentions légales) soient bien présentes et correctes.
En clair : c’est une transition numérique obligatoire. Tu ne peux pas l’éviter, mais tu peux la préparer dès maintenant pour éviter de tout faire dans l’urgence en septembre 2026.
Quelles sont les obligations légales pour les freelances
Si tu es freelance et que tu bosses avec d’autres entreprises, tu vas devoir te plier à une nouvelle obligation légale : émettre et recevoir tes factures dans un format électronique conforme, en passant par un système de dématérialisation reconnu par l’État.
La réforme de la facturation : ce que dit la loi
La base de cette réforme, c’est l’article 289 du Code général des impôts, modifié par la loi de finances. Il impose que toutes les entreprises assujetties à la TVA, quel que soit leur statut, passent à la facturation électronique. Les indépendants ne sont pas une exception.
Tu dois donc :
- Être capable de recevoir une facture électronique à partir du 1er septembre 2026
- Être en mesure de l’émettre à partir du 1er septembre 2027
Cela concerne aussi bien les TPE, PME que les auto-entrepreneurs ou micro-entreprises qui déclarent de la TVA. Si tu es non assujetti à la TVA, tu es partiellement concerné : tu devras recevoir des factures électroniques, mais tu n’auras pas à en émettre.
Ce que tu dois faire concrètement
Recevoir, émettre, transmettre. Voilà les trois verbes à retenir. Concrètement, tu dois :
- Envoyer tes factures via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou le portail public de facturation
- Respecter les formats électroniques imposés (on y reviendra plus loin)
- T’assurer que toutes les mentions légales y figurent : numéro de TVA, SIREN, adresse, type d’opération, etc.
- Laisser ces plateformes transmettre les données à l’administration fiscale, sans que tu aies à le faire manuellement
C’est la fin des factures bricolées en PDF et envoyées par mail. Le traitement automatique des données devient la norme.
Les risques en cas de non-conformité
Ignorer cette réforme ou tarder à s’y mettre pourrait te coûter cher. Si tu ne respectes pas les obligations :
- Tu risques des sanctions fiscales
- Tu pourrais voir tes paiements retardés si tes clients refusent une facture non conforme
- Tu risques d’être dans l’illégalité sans même t’en rendre compte
Mais le plus gros risque, c’est surtout de perdre du temps et de l’argent à vouloir faire les choses à la dernière minute. D’où l’intérêt de mettre en place un système adapté dès maintenant, même si la date officielle semble encore loin.
Le calendrier de mise en œuvre : ce que vous devez retenir
Pas besoin de sortir ton agenda tout de suite, mais retenir les bonnes dates. En effet, c’est la première étape pour ne pas te faire surprendre vu que la facturation électronique devient obligatoire.. La réforme ne se fait pas du jour au lendemain : elle s’échelonne sur plusieurs années, avec des délais différents selon la taille de l’entreprise. Mais pour les freelances, tout commence en septembre 2026.
Le nouveau calendrier officiel
Voici les grandes étapes à retenir pour les indépendants, les TPE et les micro-entreprises :
- 1er septembre 2026 : tu dois être capable de recevoir des factures électroniques envoyées par tes clients ou partenaires. C’est la première phase obligatoire, que tu sois assujetti à la TVA ou non.
- 1er septembre 2027 : si tu es freelance assujetti à la TVA, tu dois émettre tes factures au format électronique structuré, via une plateforme reconnue ou le portail public de facturation. C’est la deuxième étape de la réforme.
Ces deux dates sont les plus importantes pour les freelances. Ce nouveau calendrier remplace celui prévu initialement pour 2024. L’État a repoussé les échéances pour laisser plus de temps aux entreprises de se préparer.
Qui est concerné à chaque étape ?
- Septembre 2026 : toutes les entreprises, sans exception, doivent pouvoir recevoir une facture électronique. Donc même si tu es micro-entrepreneur non assujetti à la TVA, tu ne peux pas y échapper.
- Septembre 2027 : seules les entreprises assujetties à la TVA devront émettre leurs factures en format électronique. Cela concerne une grande partie des freelances.
À terme, la généralisation de la facturation électronique vise 100 % des échanges B2B en France, avec des systèmes automatisés capables de transmettre les données de TVA directement à l’administration.
Et d’ici là, on fait quoi ?
Tu as le temps, mais pas tant que ça. En 2025, tu dois :
- Vérifier ton statut TVA (c’est ce qui détermine ton niveau d’obligation)
- Tester des solutions de facturation électronique
- Préparer ta transition numérique
- Et surtout, t’informer sur la réglementation pour ne pas être à la bourre en septembre 2026
Le bon réflexe ? Se mettre en veille, choisir une solution simple, et prendre un peu d’avance. Comme ça, tu ne subiras pas la réforme, tu la maîtriseras.
Comment se préparer à la facturation électronique ?
Tu sais maintenant que la réforme arrive, que tu n’y échapperas pas, et que les échéances sont fixées. Reste à répondre à une question simple : comment passer à la facturation électronique sans te prendre la tête ? Voici les étapes pour t’y mettre dès maintenant, sans stress, et surtout sans mauvaises surprises.
1. S’informer sur la réglementation
Avant de te lancer dans un outil ou un logiciel, commence par comprendre les règles du jeu. Le sujet est technique, mais pas inaccessible. Voici ce que tu dois savoir en priorité :
- Est-ce que tu es assujetti à la TVA ?
- Est-ce que tu factures des clients professionnels situés en France ?
- Est-ce que tu utilises aujourd’hui un outil de facturation (ou c’est encore du PDF fait main) ?
Tu peux suivre l’évolution de la réforme sur le site de l’administration fiscale, via le Portail Public de Facturation (aussi appelé PPF) ou les communiqués officiels de la DGFiP.
Plus tu comprends les règles, plus tu fais les bons choix en termes d’outil et de format.
2. Vérifier ton système actuel
Beaucoup de freelances utilisent aujourd’hui des solutions comme Excel, Word, voire des générateurs de facture en ligne très simples. Ces outils ne sont pas compatibles avec la nouvelle obligation.
Tu dois donc faire le point sur ta façon d’émettre et de conserver tes factures :
- Est-ce que tu peux ajouter toutes les mentions légales obligatoires ?
- Est-ce que tes factures sont archivées en toute sécurité ?
- Est-ce que tu peux suivre facilement la TVA ?
- Est-ce que ton outil peut envoyer les données à l’administration fiscale automatiquement ?
Si ce n’est pas le cas, tu dois préparer un changement d’outil. La réforme implique un certain niveau de conformité légale que seuls des logiciels à jour pourront garantir.
3. Choisir une plateforme adaptée
Tu as une options pour te conformer à la réforme :
- Ou passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), souvent intégrée à un logiciel de facturation pour freelance
Ces plateformes assurent :
- L’émission et la transmission des factures au bon format
- Le traitement automatique des données comptables
- La conformité avec les exigences de l’administration
Choisir une plateforme, c’est le cœur de ta transition vers la facturation électronique. Tu dois te sentir à l’aise avec l’interface, pouvoir suivre facilement tes paiements, et avoir confiance dans la fiabilité du système.
4. Tester ton nouveau fonctionnement
Une fois que tu as choisi ton outil, il ne reste plus qu’à :
- Créer un modèle de facture conforme au format structuré
- Émettre quelques factures test, même si la date d’obligation est encore lointaine
- T’assurer que tout fonctionne : numérotation, TVA, mentions, transmission
Plus tu prends de l’avance, plus tu seras serein quand la réforme entrera en vigueur. Et tu profiteras même des avantages de l’automatisation bien avant tout le monde.
Quel format de facture électronique utiliser ?
Quand on parle de facture électronique, il ne suffit pas d’envoyer un PDF par mail et de cocher la case. La réforme impose des formats structurés, reconnus par l’administration fiscale, qui assurent une intégration automatique des données dans les systèmes comptables. Cette étape est au cœur de la transition vers la facturation dématérialisée et représente une évolution majeure pour les freelances comme pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ou les petites entreprises.
Comprendre les formats : ce qui est accepté, ce qui ne l’est plus
Il y a trois formats électroniques officiellement reconnus. Ce sont des normes bien précises, pensées pour permettre le traitement automatique des factures. Voici les trois formats valables pour l’émission et la réception des factures dématérialisées :
- Factur-X : c’est le plus populaire. Il combine un PDF lisible et un fichier XML structuré intégré. Tu peux le lire normalement, et il peut être traité automatiquement par les outils.
- UBL (Universal Business Language) : un format basé uniquement sur des données structurées en XML. Moins lisible à l’œil nu mais très performant pour l’automatisation.
- CII (Cross Industry Invoice) : très utilisé dans certaines industries, notamment pour les échanges inter-entreprises complexes.
Tous ces formats répondent à une norme européenne, et sont conçus pour permettre à l’administration de suivre la gestion de la TVA, y compris le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée, sans erreur ni retard.
Le simple PDF ou fichier Excel sans structure XML ne sera plus accepté pour les échanges B2B à partir du 1er janvier 2026 pour les grandes entreprises, et du 1er septembre 2027 pour les freelances assujettis à la TVA.
Quel modèle de facture adopter ?
Que tu choisisses un format Factur-X ou UBL, il faudra créer un modèle de facture conforme, intégrant :
- Toutes les mentions obligatoires (SIREN, adresse, taux de TVA, numéro de facture…)
- Le détail des produits ou services
- Le montant HT, TVA et TTC
- Et surtout, une structure lisible par les logiciels de gestion
Le choix du bon modèle dépendra du logiciel ou de la plateforme de dématérialisation que tu utiliseras. Certains outils proposent des modèles préformatés, d’autres te permettent de créer le tien. L’important, c’est qu’il soit conforme aux normes.
Pourquoi le format structuré est essentiel ?
Ce format permet :
- Une émission fluide et conforme
- Une transmission sécurisée aux bons interlocuteurs (client et administration)
- Une lecture automatique par les outils de gestion comptable
- Un suivi des paiements plus simple
- Une meilleure efficacité dans les processus de facturation
En plus d’être obligatoire, ce format structuré devient un vrai levier de transformation pour ta gestion. C’est aussi l’occasion d’améliorer ton organisation comptable, de simplifier ton suivi financier, et d’accéder à des services automatisés jusqu’ici réservés aux structures plus grandes.
Un point sur les outils à utiliser
Le choix du logiciel est déterminant. Certains outils permettent déjà de générer des factures numériques conformes, d’ajouter une signature électronique, et de transmettre directement à une plateforme de dématérialisation partenaire.
Avant de te décider, regarde les fonctionnalités proposées :
- Intégration d’un modèle conforme
- Transmission automatique via PDP
- Interface claire
- Suivi comptable intégré
- Gestion des statuts : facture émise, reçue, en attente, payée
- Coût et accessibilité pour ton type d’activité
Le passage à la facture structurée est une opportunité de repenser ton fonctionnement. Tu gagnes du temps, tu limites les erreurs, et tu améliores la valeur ajoutée de ton service, tout en restant dans les règles.
Comment émettre des factures électroniques ?
Passer à la facturation électronique, ce n’est pas juste changer le format de tes documents : c’est intégrer un nouveau processus de gestion dans ton activité. Mais pas de panique : avec les bons outils et une approche claire, émettre des factures électroniques peut devenir plus simple, plus rapide et plus fiable que tes habitudes actuelles.
Choisir un logiciel ou une plateforme adaptée
Le point de départ, c’est de choisir un logiciel de facturation gratuit ou pas, ou une plateforme de dématérialisation compatible avec les exigences de la réforme. Plusieurs solutions sont déjà prêtes pour la transition, et certaines sont pensées spécialement pour les freelances, auto-entrepreneurs et petites structures.
Voici ce que tu dois vérifier dans le choix de ton outil :
- Émission de facture au format structuré (Factur-X, UBL ou CII)
- Transmission automatique à l’administration fiscale via une PDP
- Fonctionnalités comptables intégrées (gestion de la TVA, suivi des paiements, export comptable)
- Interface claire, simple à prendre en main
- Prix abordable adapté à une petite activité
Bon à savoir : certaines solutions comme Qonto, Freebe, Indy, Henrri ou Tiime AE proposent déjà des offres prêtes pour la réforme, avec la possibilité d’émettre des factures électroniques conformes en quelques clics.
Utiliser une plateforme de dématérialisation
Si ton logiciel ne le fait pas nativement, tu peux aussi passer par une plateforme de dématérialisation (OD ou PDP) pour transmettre tes factures. Deux options principales :
- Le Portail Public de Facturation (PPF) : géré par l’administration, gratuit, mais avec une interface un peu rigide.
- Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) : plus souples, souvent payantes, mais plus adaptées à une gestion quotidienne fluide.
Ces plateformes jouent un rôle d’intermédiaire fiable entre ton activité, tes clients et l’administration. Elles garantissent le respect des normes fiscales, assurent la traçabilité de tes envois, et permettent un traitement automatique des factures.
Le processus d’émission d’une facture électronique
Voici comment ça se passe en pratique, une fois que ton système est en place :
- Création de la facture via ton logiciel habituel
- Validation des données (TVA, mentions légales, etc.)
- Transmission via une plateforme (PPF ou PDP)
- Envoi automatique à ton client au bon format
- Transmission des données à l’administration fiscale
- Suivi en temps réel du statut : émise, transmise, reçue, payée
Tout ce processus repose sur une automatisation intelligente, qui simplifie les échanges tout en assurant ta conformité légale. Et surtout, tu n’as plus besoin de relancer ton comptable ou de vérifier manuellement chaque envoi.
L’émission, un levier de transformation
Passer à ce nouveau système, c’est aussi une opportunité de transformation pour ton activité :
- Tu gagnes du temps sur la gestion administrative
- Tu réduis les erreurs liées à la TVA
- Tu assures une meilleure traçabilité pour toi et tes clients
- Tu renforces la crédibilité de ton entreprise, même si tu bosses seul
Ce changement, imposé par la réforme, peut donc devenir un vrai atout, si tu prends les devants et que tu mets en place un système efficace dès maintenant.